Términos y Condiciones y Política de Privacidad

Parte I — Términos y Condiciones de Uso

1. Identificación y aceptación

Este sitio web es operado por la Asociación para el Fomento de la Cultura, la Justicia y la Conciliación (en adelante, «la Asociación»), a la que pertenecen el Centro de Conciliación Armonía Concertada (en adelante, «el Centro»), centro de conciliación autorizado y vigilado por el Ministerio de Justicia y del Derecho de la República de Colombia, y la Escuela Colombiana de Violín (en adelante, «la Escuela»). Domicilio: Oficina 306, Edificio Osaka Trade Center, Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico contacto@armoniaconcertada.co. Líneas telefónicas 312 641 0449 (insolvencias), 313 290 4984 (conciliación) y 310 559 3959 (Escuela Colombiana de Violín).

El acceso y uso de este sitio implica la aceptación plena y sin reservas de estos Términos y Condiciones y de la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en la Parte II. Si el usuario no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de utilizar el sitio.

2. Objeto del sitio

Este sitio tiene una finalidad exclusivamente informativa y de contacto. A través de él se divulga información institucional de la Asociación, del Centro de Conciliación Armonía Concertada y de la Escuela Colombiana de Violín, y se ponen a disposición canales para que los interesados soliciten información, agenden una atención o pidan una clase de valoración. Los formularios del sitio no almacenan información: componen un mensaje de WhatsApp o un correo electrónico que el usuario envía desde su propia cuenta. El sitio no es una plataforma de tramitación en línea de procedimientos de conciliación, insolvencia o acuerdos de apoyo.

3. La información publicada no constituye asesoría jurídica

El conciliador actúa como tercero imparcial y neutral y, por definición legal, no representa ni asesora los intereses de ninguna de las partes.

4. Servicios y marco normativo aplicable

Los servicios que presta el Centro se rigen por su reglamento interno aprobado por el Ministerio de Justicia y del Derecho y por las normas que a continuación se indican. La prestación efectiva de cada servicio se formaliza únicamente mediante el trámite y la documentación previstos en dichas normas, y no por medio de este sitio web:

• Conciliación extrajudicial en derecho: Ley 2220 de 2022, «por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación», que rige desde el 30 de diciembre de 2022 y derogó la Ley 640 de 2001, junto con las disposiciones del Decreto 1069 de 2015 que continúen vigentes.
• Insolvencia de persona natural no comerciante: Título IV de la Sección Tercera del Libro Tercero del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), reglamentado por el Decreto 2677 de 2012, que comprende la negociación de deudas y la convalidación de acuerdos privados.
• Acuerdos de apoyo: Ley 1996 de 2019, sobre el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad mayores de edad, y sus normas reglamentarias.
• Formación: actividades de capacitación en métodos de resolución de conflictos, sujetas a las condiciones particulares que se informen en cada programa.
• Escuela Colombiana de Violín: programas de formación artística en violín (iniciación, formación integral, perfeccionamiento, preparación académica y profesional, y formación para adultos). La información publicada sobre programas, áreas y actividades es descriptiva: el programa, el nivel, la frecuencia, la modalidad y el valor de cada plan se definen después de la clase de valoración y no constituyen una oferta vinculante. La solicitud de valoración no equivale a una inscripción ni a una reserva de cupo. Estos servicios son de naturaleza educativa y artística, no hacen parte del servicio de conciliación y no están sujetos a la vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.

El Centro garantiza los ajustes razonables que se requieran para la accesibilidad y la comunicación de las personas con discapacidad, conforme a la Ley 1996 de 2019.

5. Naturaleza de las solicitudes enviadas por el sitio

El trámite solo se entiende iniciado cuando se radica la solicitud en la forma prevista en la ley y en el reglamento interno del Centro, y este la admite. La Asociación procurará responder las solicitudes dentro de su horario de atención, sin que ello constituya una garantía de plazo de respuesta.

6. Confidencialidad de la conciliación

Conforme al artículo 4 de la Ley 2220 de 2022, la confidencialidad es un principio rector de la conciliación. El conciliador, las partes y quienes asistan a la audiencia deben mantener y garantizar el carácter confidencial de todos los asuntos relacionados con el trámite, incluidas las fórmulas de arreglo que se propongan y los datos sensibles de las partes, los cuales no podrán utilizarse como prueba en un proceso posterior, salvo las excepciones que la ley establezca.

Esta reserva es independiente de la protección de datos personales regulada en la Parte II y se aplica de manera adicional a ella.

7. Tarifas

Los servicios del Centro pueden estar sujetos a tarifas, liquidadas conforme al marco tarifario aplicable a los centros de conciliación y, en materia de insolvencia de persona natural no comerciante, conforme al Decreto 2677 de 2012. Las tarifas vigentes se informan al usuario antes del inicio del trámite y no se fijan a través de este sitio web. La información publicada en el sitio no constituye oferta comercial vinculante.

8. Uso permitido y conductas prohibidas

El usuario se obliga a hacer un uso lícito del sitio y a suministrar información veraz, completa y actualizada. Queda prohibido, entre otras conductas:

• Suplantar la identidad de terceros o suministrar datos falsos.
• Enviar contenidos ilícitos, difamatorios, discriminatorios o que vulneren derechos de terceros.
• Introducir software malicioso o realizar accesos no autorizados, así como cualquier conducta tipificada en la Ley 1273 de 2009 sobre delitos informáticos.
• Extraer masiva o automatizadamente los contenidos del sitio, o usarlos con fines comerciales no autorizados.
• Interferir con la disponibilidad o la seguridad del sitio.

La Asociación podrá restringir el acceso de quien incumpla estas condiciones, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

9. Propiedad intelectual

La marca, el logotipo, los textos, las imágenes, el diseño y el código de este sitio son de titularidad de la Asociación, del Centro, de la Escuela o de sus respectivos autores, y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 1915 de 2018 y las normas sobre propiedad industrial. Se autoriza únicamente la consulta y la reproducción para uso personal y no comercial, conservando siempre la referencia a la fuente. Cualquier otro uso requiere autorización previa y escrita de la Asociación.

Las fotografías del equipo se publican con autorización de las personas que en ellas aparecen, para fines exclusivamente institucionales. Las imágenes, videos o testimonios de estudiantes de la Escuela Colombiana de Violín solo se publicarán con autorización expresa de sus titulares y, tratándose de menores de edad, de su padre, madre o representante legal.

10. Enlaces y servicios de terceros

El sitio incorpora recursos de terceros (mapas, tipografías, librerías de estilos y canales de mensajería). La Asociación no controla dichos servicios ni responde por sus contenidos, políticas ni disponibilidad. El acceso a ellos se rige por los términos y las políticas de privacidad de sus respectivos titulares. En el numeral 13 de la Parte II se identifican esos terceros.

El botón «Ingresar a Insolventic» conduce a una plataforma externa de gestión de procesos de insolvencia, que se abre en una pestaña nueva. El acceso, el uso y el tratamiento de la información dentro de esa plataforma se rigen por sus propios términos y políticas, y no por el presente documento.

11. Disponibilidad del sitio y limitación de responsabilidad

La Asociación procura que el sitio esté disponible de forma continua y que su información sea correcta y esté actualizada, pero no garantiza la ausencia de interrupciones, errores u omisiones. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la Asociación no será responsable por daños derivados de:

• La indisponibilidad temporal del sitio o de los servicios de terceros que lo soportan.
• Decisiones adoptadas por el usuario con fundamento exclusivo en la información publicada.
• La imposibilidad de entrega de un mensaje enviado por el formulario, por causas técnicas ajenas a la Asociación. Si el usuario no recibe respuesta, debe comunicarse por los canales telefónicos o por correo electrónico.
• El uso indebido del sitio por parte del usuario o de terceros.

Ninguna disposición de estos Términos excluye la responsabilidad que, conforme a la ley colombiana, no sea susceptible de limitación.

12. Comunicaciones electrónicas

De acuerdo con la Ley 527 de 1999, los mensajes de datos intercambiados entre el usuario y la Asociación tienen plena validez y fuerza probatoria. El usuario acepta que la Asociación, el Centro o la Escuela se comuniquen con él por los canales electrónicos que haya suministrado. Adicionalmente, en materia de conciliación, la Ley 2220 de 2022 y la Ley 2213 de 2022 permiten el uso de tecnologías de la información en las actuaciones, en las condiciones allí previstas.

13. Peticiones, quejas y reclamos

Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias pueden presentarse en el correo contacto@armoniaconcertada.co, en las líneas telefónicas indicadas o en la sede, dentro del horario de atención. Sin perjuicio de lo anterior, el usuario puede acudir a las autoridades competentes, entre ellas el Ministerio de Justicia y del Derecho, como entidad que ejerce inspección, vigilancia y control sobre los centros de conciliación, y la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales y de protección al consumidor, en los términos de la Ley 1480 de 2011.

14. Modificaciones

La Asociación puede modificar en cualquier momento estos Términos y la Política de Datos, así como los contenidos y servicios del sitio. Las modificaciones rigen desde su publicación en esta página, cuya fecha de última actualización se indica en el encabezado. Cuando se trate de cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento de datos, se comunicarán a los titulares antes de aplicarlos, en los términos del numeral 18 de la Parte II.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia derivada de ellos se someterá a los jueces de la República de Colombia, sin perjuicio de que las partes acudan, cuando sea procedente, a los mecanismos de resolución de conflictos previstos en la Ley 2220 de 2022.

Parte II — Política de Tratamiento de Datos Personales

Adoptada en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013).

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo

• Constitución Política, artículo 15 (habeas data e intimidad).
• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 (régimen general de protección de datos personales).
• Ley 1266 de 2008, sobre habeas data financiero, crediticio y comercial, aplicable a la información económica que se maneja en los trámites de insolvencia.
• Ley 2220 de 2022, en cuanto a la reserva y confidencialidad propias de la conciliación.
• Ley 1996 de 2019, en lo relativo a los acuerdos de apoyo.
• Ley 2300 de 2023, sobre canales y horarios de contacto con consumidores.
• Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos.
• Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

3. Definiciones

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen étnico, convicciones, orientación política o sexual, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable y Encargado del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y quien la trata por cuenta del responsable, respectivamente.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.

4. Principios aplicables

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que recolectamos

Según el canal y el servicio, la Asociación puede recolectar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos escritos en el formulario web: nombre, correo, teléfono, asunto y el contenido del mensaje. El formulario no transmite esta información a servidores de la Asociación: los campos se redactan en el propio navegador del usuario y se convierten en un mensaje de WhatsApp o en un correo electrónico que el titular decide enviar, o no, desde su propia cuenta. La Asociación recibe los datos únicamente cuando el titular envía ese mensaje.
• Datos del formulario de valoración de la Escuela Colombiana de Violín: nombre del interesado, edad del estudiante, experiencia previa, ciudad o sector de residencia, modalidad de interés, número de contacto, horario preferido y, cuando se elige, el programa de interés. Al igual que en el formulario de contacto, estos datos se redactan en el navegador del usuario y solo se reciben cuando el titular envía el mensaje de WhatsApp o el correo electrónico.
• Datos socioeconómicos y financieros: ingresos, egresos, obligaciones, acreedores, bienes y demás información patrimonial, necesaria exclusivamente en los trámites de insolvencia y de negociación de deudas.
• Datos relativos al trámite: actuaciones, constancias, actas y documentos aportados por las partes.
• Datos técnicos: los que registran automáticamente los servidores del proveedor de alojamiento, como la dirección IP y la fecha y hora de acceso, con fines de seguridad y funcionamiento.

La Asociación no solicita datos personales a través del formulario web más allá de los indicados. Se recomienda al usuario no incluir en el mensaje información sensible o detalles reservados de su caso: esa información debe suministrarse por los canales formales del trámite.

6. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

Cuando el servicio lo requiera —por ejemplo, en los acuerdos de apoyo regulados por la Ley 1996 de 2019, que pueden involucrar información sobre la situación de discapacidad—, la Asociación podrá tratar datos sensibles. En tales casos:

• Se informará al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento ni a suministrarlos.
• Se obtendrá su consentimiento explícito, salvo en los casos exceptuados por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
• Ninguna actividad se condicionará a que el titular entregue datos sensibles.

La Escuela Colombiana de Violín atiende a niñas, niños y adolescentes, por lo que puede tratar datos de menores de edad. De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, ese tratamiento:

• Responde y respeta el interés superior del menor y asegura el respeto de sus derechos fundamentales.
• Se realiza con autorización de su padre, madre o representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, cuya opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Se limita a los datos necesarios para la valoración, la formación artística y la comunicación con la familia.

Quien diligencia el formulario de valoración respecto de un estudiante menor de edad declara ser su padre, madre o representante legal.

7. Finalidades del tratamiento

• Atender las solicitudes de información y contacto recibidas por el sitio, el correo o WhatsApp.
• Evaluar, tramitar y desarrollar los servicios de conciliación, insolvencia de persona natural no comerciante, acuerdos de apoyo y formación.
• Atender las solicitudes de clase de valoración de la Escuela Colombiana de Violín; recomendar el programa, el nivel y la frecuencia adecuados; y gestionar la inscripción, el seguimiento académico y la comunicación con los estudiantes y sus familias.
• Organizar y comunicar recitales, audiciones, clases abiertas, talleres, convocatorias y periodos de inscripción de la Escuela.
• Publicar imágenes, videos o testimonios de estudiantes, solo con autorización expresa y previa y, en el caso de menores de edad, de su representante legal.
• Citar y notificar a las partes e interesados dentro de los trámites.
• Elaborar, custodiar y archivar actas, constancias y demás documentos, y expedir copias a quienes tengan derecho a ellas.
• Cumplir las obligaciones legales de reporte, información y control frente al Ministerio de Justicia y del Derecho y demás autoridades competentes.
• Gestionar cobros, facturación y obligaciones contables y tributarias.
• Atender peticiones, quejas y reclamos, y ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.
• Realizar encuestas de satisfacción y mejorar la calidad del servicio.
• Enviar información institucional sobre servicios y programas de formación, únicamente cuando el titular lo haya autorizado.
• Velar por la seguridad de la información y del sitio web.

8. Autorización del titular

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas. El silencio nunca se asimilará a una conducta inequívoca. En el formulario web la autorización se recoge mediante una casilla de verificación que el usuario debe marcar de manera voluntaria; sin marcarla, el formulario no permite continuar. La autorización queda acreditada con el envío voluntario del mensaje de WhatsApp o del correo electrónico por parte del titular, y la Asociación conserva dicho mensaje junto con su fecha como prueba de la autorización otorgada.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos debidamente autorizados, o respecto de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

La revocatoria o la supresión no proceden respecto de la información que la Asociación deba conservar por mandato legal, en particular la que integra los expedientes y archivos de los trámites de conciliación e insolvencia.

10. Deberes del responsable

La Asociación asume los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar al titular el ejercicio pleno de sus derechos, conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado, actualizar y rectificar los datos cuando corresponda, tramitar consultas y reclamos en los plazos legales, e informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan al correo contacto@armoniaconcertada.co, indicando el nombre completo del titular, el documento de identidad, la descripción de los hechos y los datos de notificación, y anexando los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, la Asociación requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió. Mientras el reclamo se resuelve, la base de datos incluirá la leyenda «reclamo en trámite».

Requisito de procedibilidad: conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Asociación.

12. Seguridad de la información

La Asociación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: control de acceso a los expedientes físicos y digitales, credenciales individuales, deberes de confidencialidad para conciliadores y personal, copias de respaldo y transmisión cifrada mediante HTTPS en el sitio web y en el envío del formulario. Ninguna medida de seguridad es infalible, por lo que la Asociación no puede garantizar de forma absoluta la inviolabilidad de la información transmitida por internet.

13. Encargados y terceros que intervienen

Para operar el sitio web, la Asociación utiliza los siguientes servicios de terceros, que pueden tratar datos por cuenta de la Asociación o recoger datos técnicos por su propia cuenta:

La Asociación exige a sus encargados el cumplimiento de la normativa de protección de datos y la adopción de medidas de seguridad equivalentes. El uso de estos servicios se rige adicionalmente por las políticas de privacidad de cada proveedor.

14. Transferencia y transmisión internacional de datos

Los proveedores mencionados en el numeral anterior están domiciliados fuera de Colombia y sus servidores pueden ubicarse en otros países, principalmente en los Estados Unidos de América. En consecuencia, el uso del sitio implica una transferencia o transmisión internacional de datos.

Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esta operación se ampara en la autorización expresa e inequívoca del titular, que se obtiene al marcar la casilla del formulario y al aceptar esta política, sin perjuicio de los demás mecanismos previstos en la ley y en las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de transferencias internacionales. El titular puede abstenerse de usar el formulario y comunicarse por teléfono o de forma presencial si no desea que sus datos sean objeto de esta transferencia.

15. Cookies y tecnologías web

Este sitio no instala cookies propias ni utiliza herramientas propias de analítica, publicidad o perfilamiento, y no almacena información en el navegador del usuario mediante localStorage o sessionStorage.

No obstante, el mapa de ubicación se muestra mediante un marco incrustado de Google Maps, que puede instalar cookies de terceros al cargarse, y las tipografías y la librería de estilos se descargan de servidores externos, lo que supone que estos reciban la dirección IP del visitante. El usuario puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; hacerlo puede afectar la visualización del mapa, pero no impide el uso del resto del sitio.

16. Canales y horarios de contacto

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, la Asociación contactará al titular únicamente por los canales que este haya suministrado y autorizado, dentro de los horarios permitidos por dicha ley, y se abstendrá de hacerlo los domingos y días festivos. El titular puede en cualquier momento solicitar el cambio de canal, restringir la finalidad comercial o revocar su autorización, escribiendo a contacto@armoniaconcertada.co. Esta solicitud no afecta las comunicaciones necesarias para el desarrollo de un trámite en curso ni las citaciones y notificaciones exigidas por la ley.

17. Conservación de la información y vigencia de las bases de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y, en todo caso, durante los términos que impongan las obligaciones legales de archivo y custodia aplicables a los centros de conciliación, así como los plazos de conservación contable, tributaria y probatoria. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan dichas finalidades y obligaciones. Cumplidos esos términos, la información será suprimida o anonimizada de forma segura.

La información amparada por la reserva de la conciliación mantendrá ese carácter aun después de terminado el trámite.

18. Vigencia, cambios y registro de bases de datos

Esta política rige desde el 22 de agosto de 2026 y fue actualizada el 13 de septiembre de 2026 para incorporar los servicios y el formulario de valoración de la Escuela Colombiana de Violín, e identificar a la Asociación para el Fomento de la Cultura, la Justicia y la Conciliación como responsable del tratamiento. Cualquier modificación se publicará en esta página. Los cambios sustanciales en la identificación del responsable o en las finalidades del tratamiento se comunicarán a los titulares antes de aplicarlos, para que puedan ejercer sus derechos.

En cuanto al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con el Decreto 090 de 2018 la obligación de registro recae sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen las 100.000 UVT y sobre las personas jurídicas de naturaleza pública. La Asociación atenderá dicha inscripción ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de encontrarse dentro de los sujetos obligados.